Buyer

Gambaran Umum Pekerjaan :

Fungsi Buyer bertanggung jawab dalam mengelola pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan barging, operasional kapal, marine, technical, serta operasional darat perusahaan. Fungsi ini memastikan kebutuhan operasional diperoleh dan tersedia secara tepat waktu, efisien dari sisi biaya, sesuai spesifikasi, dan memenuhi ketentuan yang berlaku.

Ruang lingkupnya mencakup sourcing dan pembelian spare parts kapal, marine dan technical equipment, material maintenance, operational supplies, jasa, serta kebutuhan operasional dan bisnis lainnya. Sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya, posisi ini dapat berfokus pada aktivitas purchasing sehari-hari maupun memiliki tanggung jawab yang lebih luas terhadap supplier management, procurement planning, negotiation, cost optimization, risk management, dan kinerja procurement secara keseluruhan.

Tugas & Tanggung Jawab Utama :

1. Operational Procurement

• Menerima, meninjau, dan memproses purchase request dari vessel, Technical, Marine, Store, Barging, dan fungsi operasional lainnya.
• Melakukan pengadaan spare parts kapal, machinery dan equipment, material maintenance, marine supplies, safety equipment, tools, consumables, serta kebutuhan operasional lainnya.
• Memastikan barang dan jasa yang dibeli memenuhi spesifikasi, jumlah, kualitas, anggaran, dan target waktu yang dibutuhkan.
• Menentukan prioritas procurement berdasarkan jadwal kapal, maintenance plan, urgensi operasional, dan prioritas bisnis.
• Mendukung kebutuhan procurement yang bersifat urgent dan dapat berdampak pada kesiapan kapal atau kelangsungan operasional.

2. Sourcing & Supplier Management

• Mengidentifikasi dan mengevaluasi supplier yang mampu menyediakan kebutuhan marine, technical, vessel, maintenance, dan operasional.
• Meminta quotation dari supplier yang sesuai serta melakukan perbandingan komersial dan teknis.
• Memastikan ketersediaan supplier yang memadai untuk kebutuhan spare parts dan operasional kapal yang kritikal.
• Memantau kinerja supplier dari sisi kualitas, harga, ketersediaan, delivery, responsiveness, dan service.
• Mengembangkan alternatif supplier untuk spare parts, equipment, dan material operasional yang kritikal guna mengurangi supply risk.
• Menjaga hubungan kerja yang baik dengan supplier dan service provider.

3. Marine & Technical Procurement

• Mengoordinasikan pengadaan spare parts kapal, machinery components, electrical items, tools, material maintenance, dan kebutuhan technical lainnya.
• Mendukung kebutuhan procurement terkait vessel maintenance, repair, drydocking, dan kegiatan technical lainnya.
• Berkoordinasi dengan Technical, Marine, Drydocking, Store, dan tim kapal untuk memahami spesifikasi serta kebutuhan operasional.
• Memastikan kebutuhan teknis diklarifikasi dengan user terkait sebelum pemilihan supplier dan pembelian.
• Menindaklanjuti ketersediaan dan lead time untuk barang marine dan technical yang kritikal atau bersifat khusus.

4. Purchasing & Delivery Coordination

• Menyiapkan dan memproses purchase order serta dokumen procurement sesuai prosedur perusahaan.
• Melakukan follow-up purchase order mulai dari konfirmasi order hingga barang diterima.
• Mengoordinasikan jadwal pengiriman dengan supplier, Store, tim kapal, Logistics, dan pihak terkait lainnya.
• Memantau pengiriman barang ke kapal, pelabuhan, workshop, warehouse, atau lokasi perusahaan yang ditentukan.
• Menindaklanjuti barang yang terlambat, tidak lengkap, rusak, atau tidak sesuai spesifikasi.
• Memastikan kebutuhan operasional yang urgent mendapatkan eskalasi dan tindak lanjut yang sesuai.

5. Price Negotiation & Cost Optimization

• Memperoleh quotation yang kompetitif serta melakukan negosiasi harga, payment terms, lead time, dan ketentuan komersial lainnya.
• Membandingkan quotation supplier berdasarkan harga, kualitas, spesifikasi, ketersediaan, delivery, dan nilai komersial secara keseluruhan.
• Memantau harga pasar untuk marine, technical, dan operational items yang sering dibeli.
• Mengidentifikasi peluang cost saving melalui negosiasi supplier, alternative sourcing, consolidation, atau purchasing arrangement yang lebih efektif.
• Untuk level yang lebih tinggi, memantau procurement spending dan menyusun strategi untuk meningkatkan efisiensi biaya procurement secara keseluruhan.

6. Vessel Readiness & Operational Continuity

• Berkoordinasi dengan tim operasional untuk mengidentifikasi kebutuhan procurement yang dapat memengaruhi vessel readiness.
• Memantau barang procurement yang kritikal dan time-sensitive untuk kebutuhan maintenance dan operasional kapal.
• Mendukung perencanaan procurement berdasarkan maintenance schedule, drydocking plan, sailing schedule, dan kebutuhan operasional.
• Melakukan eskalasi terhadap potensi keterlambatan supply yang dapat memengaruhi deployment kapal, penyelesaian maintenance, atau pengangkutan muatan.
• Memastikan aktivitas procurement tetap selaras dengan prioritas operasional barging.

7. Procurement Compliance & Documentation

• Memastikan aktivitas procurement mengikuti kebijakan perusahaan, proses approval, prosedur procurement, dan ketentuan yang berlaku.
• Memelihara dokumentasi secara lengkap, termasuk purchase request, quotation, quotation comparison, purchase order, data supplier, dan dokumen pendukung.
• Memastikan approval yang diperlukan telah diperoleh sebelum melakukan procurement commitment.
• Memelihara catatan procurement secara akurat untuk kebutuhan audit dan management review.
• Menjaga kerahasiaan informasi supplier, harga, dan ketentuan komersial.

8. Supplier Performance & Risk Management

• Memantau reliability dan kinerja supplier, khususnya untuk kebutuhan marine dan operasional yang kritikal.
• Mengidentifikasi supply risk terkait ketersediaan, lead time, perubahan harga, ketergantungan supplier, dan kualitas.
• Menyusun atau mendukung alternatif sourcing untuk barang-barang kritikal.
• Menindaklanjuti permasalahan supplier dan mengoordinasikan corrective action apabila diperlukan.
• Mendukung proses supplier evaluation dan periodic performance review.

9. Reporting & Continuous Improvement

• Memelihara data procurement terkait aktivitas purchasing, kinerja supplier, harga, status delivery, dan outstanding order.
• Menyiapkan laporan dan update procurement secara berkala untuk manajemen.
• Menganalisis data procurement untuk mengidentifikasi pola pengeluaran, kebutuhan berulang, keterlambatan, dan peluang improvement.
• Mendukung standardisasi dan improvement proses purchasing.
• Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi procurement dengan tetap memperhatikan kebutuhan operasional dan vessel readiness.

10. Team & Procurement Management

• Memberikan arahan dan koordinasi kepada anggota tim Buyer/procurement sesuai dengan level posisi.
• Memastikan aktivitas purchasing diprioritaskan dan didistribusikan berdasarkan kebutuhan operasional.
• Mendukung pengembangan kemampuan tim dalam procurement, supplier management, dan commercial negotiation.
• Untuk level Manager, memimpin fungsi procurement, menetapkan prioritas dan strategi procurement, mengelola hubungan supplier, melakukan review kinerja procurement, serta memastikan fungsi procurement mendukung operasional barging dan shipping perusahaan.

Kualifikasi :

• Pendidikan minimal S1 di bidang Supply Chain Management, Procurement, Administrasi Bisnis, Manajemen, Teknik, Logistik, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman yang relevan di bidang procurement, purchasing, sourcing, atau supply chain, terutama di industri shipping, barging, marine, mining, logistics, atau industri operasional lainnya.
• Tingkat pengalaman disesuaikan dengan level posisi, mulai dari pengalaman purchasing operasional untuk level Officer hingga pengalaman procurement management dan leadership untuk level Manager.
• Pengalaman menangani vessel spare parts, marine equipment, technical materials, maintenance requirements, atau operational supplies menjadi nilai tambah.
• Memahami supplier management, commercial negotiation, purchasing process, dan procurement documentation.
• Pengalaman menangani kebutuhan operasional yang urgent atau time-sensitive menjadi nilai tambah.

Keterampilan :

• Memiliki kemampuan purchasing, sourcing, dan supplier management yang baik.
• Memahami kebutuhan procurement terkait marine, vessel, maintenance, dan operasional.
• Memiliki kemampuan negosiasi dan commercial awareness yang baik.
• Memiliki kemampuan analisis dan perbandingan harga yang baik.
• Memiliki kemampuan koordinasi dan stakeholder management yang baik.
• Memiliki kemampuan planning, organization, dan follow-up yang baik.
• Mampu menangani kebutuhan urgent dan perubahan prioritas operasional.
• Memiliki kemampuan problem solving dan decision making.
• Memiliki cost awareness dan perhatian terhadap detail.
• Memahami procurement risk dan supplier performance.
• Memiliki kemampuan reporting dan analisis data yang baik.
• Menguasai Microsoft Office, khususnya Excel.
• Memiliki kemampuan Bahasa Inggris secara lisan dan tulisan.
•